あらかじめ社内で取り決めた規程をもとに、社葬の準備を円滑に行うため、本部事務局を立ち上げます。 あらかじめ社内で準備できること
本部事務局の立ち上げ同様、社内規程に則り葬儀実行委員長を決定します。(総務担当役員もしくは総務部長が担当することが一般的です)
社葬において実務を担当される葬儀実行委員、スタッフを選任いたします。
外部からの葬儀に対しての間合わせが各部(課)にくる事が想定されます。
統一回答ができるようにするため、葬儀に関しての社内通知文書を出す必要があります。
内容は故人名・享年・死亡日時・葬儀日時・場所・喪主・喪主の住所・社葬の有無・香典、供花の取扱等、
必要に応じて情報を共有しておく必要があります。
原則、菩提寺のご住職にご相談いたしますが、菩提寺が遠方にある場合など菩提寺とご相談し、宗派・宗門の本山や式場にお願いすることもございます。
※ご相談の際、葬儀社を利用になるとスムーズです。
社葬の際にご香典、ご供花を拝受するかどうかを決定いたします。拝受される場合は窓口を定め、一括して管理いたします。
拝受されない場合は、その旨を訃報連絡や新聞広告などに明記いたします。
社葬におけるご香典の税務上の取り扱い
訃報連絡をする場合枠取りの必要があります。
会社出入りの広告代理店を利用するのが一般的ですが、葬儀社に依頼する事も可能です。
密葬の場合には広告掲載をいたしません。
社葬広告の場合、社葬実施の2週間前をめどに平日朝刊に掲載します。
社葬の実施に向け様々な決定すべき事項や、作成すべき諸表などの準備が必要となります。
・弔辞者の決定
・指名焼香者の決定(献花の場合は指名献花者)
・立礼者(りつれいしゃ)の決定
・会葬礼状、会葬御礼品(返礼品)の決定
・社葬当日の役割分担、連絡経路の決定
・社葬当日スケジュールの作成
・社葬案内状の作成、手配
・社葬参列者名簿の作成
・送迎用車両の手配
・会場周辺の地域へのあいさつ
失敗の許されない社葬だからこそ、事前の綿密な準備、リハーサルは欠かせません。式当日の人員配備、導線の確認はもちろんのこと、備品や設備などの確認も怠れません。
中でも最重要事項はVIP対応の確認となります。社葬には取引先の役員はもちろん、時には政治家といったVIPの応対も考えられます。社葬の成否を分けるほどの重要事項となります。お車を降りられてから式場までの動線の確認を念入りに行います。
突発的なアクシデントも発生しうる社葬当日ですが、事前の準備、リハーサルをしっかりと行っておけば柔軟な対応も可能となります。
社葬当日のスケジュール例はこちら
社葬終了後も葬儀実行委員には多くの手続きが残っています。すべてを滞りなく行うことではじめて、社葬が終了します。
・各方面へのあいさつ
・葬儀費用の支払い
・社葬に関する諸書類、記録の保管と整理
・総括
社葬広告の出稿
会葬礼状、会葬御礼品の発注
社葬実施要綱の作成
社葬当日スケジュールの作成
社葬案内状の作成、発注
社葬参列者名簿の作成
送迎用車両の手配
会場地域管轄警察署への届出など
社葬スケジュール
社葬に関する諸書類など
葬儀費用
各方面へのあいさつ